Про порядок забезпечення доступу до публічної інформації у Новоукраїнській міській раді та виконавчих органах міської ради

Розпорядженн

13 березня 2024 року                                                                                     № 51

Про порядок забезпечення доступу до публічної інформації

у Новоукраїнській міській раді та виконавчих органах міської ради

Відповідно до пункту 20 частини 4 статті 42 Закону України "Про місцеве самоврядування в Україні, керуючись положеннями Закону України "Про доступ до публічної інформації" та з метою упорядкування питань, пов’язаних з організацією доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Новоукраїнська міська рада та її виконавчі органи:

1. Затвердити Інструкцію про порядок забезпечення доступу до публічної інформації у Новоукраїнській міській раді та виконавчих органах міської ради (додається).

2. Визначити загальний відділ виконавчого комітету міської ради відповідальним підрозділом, що забезпечує реєстрацію, систематизацію, аналіз та контроль за дотриманням строків задоволення запиту, надання консультацій під час оформлення запиту на публічну інформацію, що надходять до Новоукраїнської міської ради, виконавчого комітету міської ради та Новоукраїнського міського голови.

3. Визначити спеціальним місцем для роботи запитувачів з документами, що містять публічну інформацію, чи їх копіями у виконавчому комітеті міської ради приймальну на 2 поверсі адміністративного будинку виконавчого комітету Новоукраїнської міської ради (вул. Покровська, 70, м. Новоукраїнка).

4. Керівникам виконавчих органів ради визначити посадову особу, відповідальну за роботу з публічною інформацією.

5. Керівникам структурних підрозділів виконавчого комітету, виконавчих органів міської ради:

внести відповідні доповнення до посадових інструкцій працівників з метою забезпечення об'єктивного, всебічного і своєчасного розгляду запитів, оприлюднення у встановлені законом строки публічної інформації, надання за запитами достовірної, точної та повної інформації;

при визначені витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію, керуватися рішенням Новоукраїнської міської ради від 11.02.2020 року № 1612 "Про затвердження норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію".

6. Відділу організаційної роботи та інформації виконавчого комітету міської ради забезпечити своєчасне оприлюднення публічної інформації та відкритих даних на офіційному веб-сайті Новоукраїнської міської ради.

7. Контроль за виконанням даного розпорядження покласти на керуючого справами (секретаря) виконавчого комітету Новоукраїнської міської ради Богданову Л.М. та заступників міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради згідно з розподілом повноважень.

8. Визнати такими, що втратили чинність розпорядження міського голови від 14 червня 2011 року № 113 "Про забезпечення доступу до публічної інформації" та від 22 липня 2011 року № 134 "Про затвердження Інструкції щодо процедури подання запиту на отримання публічної інформації".

Міський голова                                                                    Олександр КОРІННИЙ

ЗАТВЕРДЖЕНО

Розпорядження Новоукраїнського міського голови

13 березня 2024 року № 51

ІНСТРУКЦІЯ

про порядок забезпечення доступу до публічної інформації

у Новоукраїнській міській раді та виконавчих органах міської ради

I. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає процедуру оприлюднення публічної інформації та розгляду запитів на інформацію, а також відшкодування запитувачами витрат на копіювання або друк копій документів відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації" (далі - Закон).

2. Дія цієї Інструкції не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб'єктами владних повноважень під час здійснення ними своїх функцій, а також на відносини у сфері звернень громадян, які регулюються спеціальним законом, про що запитувачу надається відповідне роз'яснення не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

3. Запит на інформацію, який подано згідно із Законом та який за своїм змістом поєднує предмет регулювання Закону України "Про звернення громадян" і Закону, розглядається у відповідних частинах у строки та порядку, передбачені відповідними Законами.

4. Інструкція розроблена з метою забезпечення виконання вимог чинного законодавства щодо права запитувача на отримання публічної інформації та недопущення порушень у сфері доступу до публічної інформації.

5. Публічна інформація, розпорядником якої є Новоукраїнська міська рада та її виконавчі органи – це відображена та задокументована будь-якими засобами на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання міською радою та її виконавчими органами своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні відповідно до повноважень.

6. Новоукраїнська міська рада не є розпорядником інформації за запитами на інформацію:

адресованими безпосередньо до депутатів Нововукраїнської міської ради;

стосовно інформації, що створена іншими органами місцевого самоврядування, органами влади, підприємствами, установами, громадськими організаціями, тому числі в частині інформації цих органів, що містяться на офіційному сайті Новоукраїнської міської ради, виконавчих органів ради;

стосовно інформації, яка може бути отримана шляхом узагальнення, аналітичної обробки даних або потребує створення в інший спосіб;

стосовно інформації юридичних осіб, які належать до сфери управління Новоукраїнської міської ради (такий запит на інформацію відповідно до частини 3 статті 22 Закону України надсилається належному розпоряднику інформації).

II. Забезпечення порядку доступу до публічної інформації

1. Доступ до публічної інформації у Новоукраїнській міській раді та її виконавчих органах забезпечується шляхом:

1) систематичного та оперативного оприлюднення інформації:

на офіційному веб-сайті Новоукраїнської міської ради, її виконавчих органів;

на Єдиному державному вебпорталі відкритих даних;

на інформаційних стендах;

будь-яким іншим способом;

2) надання інформації за запитами на інформацію.

2. Невідкладному оприлюдненню підлягає будь-яка інформація про факти, що загрожують життю, здоров'ю та/або майну осіб, та про заходи, які застосовуються у зв'язку з цим.

3. Інформація, що містить персональні дані фізичної особи, оприлюднюється та надається на запит, у тому числі у формі відкритих даних, у разі додержання однієї з таких умов:

персональні дані знеособлені та захищені відповідно до Закону України "Про захист персональних даних";

фізичні особи (суб'єкти даних), персональні дані яких містяться в інформації у формі відкритих даних, надали свою згоду на поширення таких даних відповідно до Закону України "Про захист персональних даних";

надання чи оприлюднення такої інформації передбачено законом;

обмеження доступу до такої інформації (віднесення її до інформації з обмеженим доступом) заборонено законом.

4. Обов'язок оприлюднення інформації покладається на керівників самостійних структурних підрозділів виконавчого комітету міської ради чи виконавчих органів ради, у яких створено документ, що її містить.

Якщо документ створено за участі кількох самостійних структурних підрозділів, обов'язок оприлюднення інформації покладається на першого виконавця.

5. Діловодство за запитами на публічну інформацію здійснюється відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Інструкції про порядок забезпечення доступу до публічної інформації у Новоукраїнській міській раді та виконавчих органах міської ради, Інструкції з діловодства у Новоукраїнській міській раді.

6. Відповідальним підрозділом є загальний відділ виконавчого комітету міської ради, що забезпечує реєстрацію, систематизацію, аналіз та контроль за дотриманням строків задоволення запиту на публічну інформацію, надання консультацій під час оформлення запиту.

У виконавчих органах ради визначається посадова особа, відповідальна за роботу з публічною інформацією.

7. Загальний відділ виконавчого комітету міської ради забезпечує оприлюднення цієї Інструкції, інформації про розташування місць, для роботи запитувачів, звітів про задоволення запитів на інформацію.

ІІІ. Оформлення запиту на інформацію

1. Запит на інформацію – це прохання особи до Новоукраїнської міської ради чи її виконавчих органів надати інформацію, що знаходиться у її володінні.

2. Запити можуть подаватись в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою, у тому числі шляхом направлення електронного запиту) на вибір запитувача, незалежно від того, стосується ця інформація його особисто чи ні, без пояснення причини подання запиту.

Запит на інформацію може бути індивідуальним або колективним.

3. Письмові запити на інформацію до міської ради та виконавчих органів ради подаються у довільній формі поштою, факсом, телефоном, електронною поштою, на особистому прийомі (на вибір запитувача).

4. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів запитувачами може використовуватися визначена форма для подання запиту на отримання публічної інформації (додаток).

5. У запиті на інформацію зазначаються:

прізвище, ім'я, по батькові (найменування) запитувача, поштова адреса або адреса електронної пошти, а також контактний номер засобу зв'язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назва, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит (якщо запитувачу це відомо);

підпис і дата за умови подання запиту в письмовій формі.

6. У разі надходження запиту на інформацію усно чи за телефоном, його приймають працівники загального відділу виконавчого комітету чи уповноважена особа виконавчого органу із зазначенням усіх реквізитів запиту відповідно до додатку. У графі підпис зазначається форма надходження запиту (усне, телефоном тощо). Заповнена форма завіряється особистим підписом працівника відповідального структурного підрозділу.

7. Відповідальність за достовірність даних та інформації, наведеної у запиті на інформацію, несе запитувач.

ІV. Реєстрація та розгляд запитів на інформацію

1. Усі запити про надання публічної інформації підлягають реєстрації у загальному відділі у день їх надходження з врахуванням режиму роботи. У разі, якщо документ надійшов у неробочий час або у вихідні чи святкові дні, він отримує реєстраційну дату наступного робочого дня за фактичним днем надходження.

2. Після вчинення резолюції копії запитів невідкладно, але не пізніше наступного робочого дня службою діловодства надаються виконавцю.

3. Відповіді надаються запитувачам з копіями відповідних документів (за потреби) у строк не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

Відповідь на запит на публічну інформацію надається запитувачу у тій формі, в якій оформлено запит, якщо запитувачем не обумовлено інше.

4. Відповідь на запит підлягає обов’язковій реєстрації.

5. Відповіді на запити підписує міський голова, а в разі його тимчасової відсутності – заступник міського голови, що виконує його повноваження.

6. У разі надходження запитів на інформацію, якою міська рада чи виконавчі органи не володіють, такі запити надсилаються належним розпорядникам у строки, визначені частинами першою та другою статті 20 Закону, з одночасним повідомленням про це запитувача.

7. Персональна відповідальність за організацію розгляду запитів на інформацію згідно з резолюцією, ненадання інформації, надання неповної, недостовірної інформації та дотримання строків розгляду у структурному підрозділі, що володіє запитуваною інформацією, покладається на керівників структурних підрозділів.

8. Контроль за дотриманням строків підготовки відповіді на запит здійснює загальний відділ (відповідальна особа).

V. Відстрочка та відмова у наданні публічної інформації

1. Відстрочка в задоволенні запитів на інформацію допускається в разі, якщо запитувану інформацію не може бути надано для ознайомлення в передбачені Законом строки через настання обставин непереборної сили.

Про відстрочку запитувач повідомляється у письмовій формі з додержанням вимог частин шостої, сьомої статті 22 Закону з роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

2. У наданні інформації на запит може бути відмовлено у разі, якщо:

міська рада, її виконавчі органи не володіють і не зобов'язані володіти відповідно до компетенції запитуваною інформацією;

інформація належить до категорії з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 6 Закону;

запитувач не відшкодував фактичних витрат на копіювання або друк згідно зі статтею 21 Закону;

не дотримано вимог до запиту на інформацію, передбачених частиною п'ятою статті 19 Закону.

3. Відповідь запитувачу про відмову у задоволенні запиту на інформацію надається в письмовій формі та має бути зазначено:

1) прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту розпорядником інформації;

2) дату відмови;

3) мотивовану підставу відмови;

4) порядок оскарження відмови;

5) підпис.

4. Не підлягає оприлюдненню та наданню на запити інформація з обмеженим доступом, до якої відповідно до статей 7 - 9 Закону належить конфіденційна, таємна і службова інформація.

5. Перелік відомостей, що становлять службову інформацію оприлюднюється загальним відділом виконавчого комітету на офіційному вебсайті.

6. Інформація про особу надається та використовується з обов'язковим додержанням вимог статті 10 Закону.

7. Не підлягає оприлюдненню та наданню на запити інформація, якщо при цьому будуть порушені вимоги Закону України "Про захист персональних даних".

VI. Порядок відшкодування фактичних витрат

на копіювання або друк документів, що надаються

за запитами на публічну інформацію

1. Відповіді на запити на публічну інформацію надаються безкоштовно.

2. Відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання або друк копій документів здійснюється у разі виготовлення більш як 10 сторінок запитуваних документів.

3. Розмір відшкодування витрат на копіювання або друк копій запитуваних документів встановлюється рішенням Новоукраїнської міської ради в межах граничних норм, встановлених Кабінетом Міністрів України.

4. При наданні особі інформації про себе та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.

5. Обрахунок розміру відповідних витрат за вартістю визначає виконавець.

6. Рахунок на відшкодування витрат надсилається запитувачеві в строк, установлений законом для надання відповіді на запит на інформацію.

7. Якщо кількість сторінок відповіді на запит на інформацію неможливо визначити заздалегідь, зважаючи на значний обсяг такої відповіді, особа, відповідальна за надання таких відомостей, надсилає запитувачеві лист та рахунок, у якому зазначається часткова сума відшкодування витрат.

8. Для оплати копій документів запитувачу інформації відповідальним структурним підрозділом разом із відповіддю надсилається сформований спільно з відділом бухгалтерського обліку та бюджетного забезпечення виконавчого комітету міської ради (бухгалтерською службою) рахунок із вказаними реквізитами одержувача коштів, кількості, ціни і загальної вартості оплачуваних копій.

9. Оплата рахунка запитувачем інформації здійснюється у будь-якій фінансовій установі або через електронні платіжні системи.

10. Кошти, що сплачуються як відшкодування витрат на копіювання або друк копій документів, зараховуються на реєстраційні рахунки загального фонду та спрямовуються на відновлення касових видатків для придбання паперу.

VII. Строки розгляду запитів на інформацію

1. Відповідь на запит на інформацію не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

2. У разі якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту.

3. Клопотання про термінове опрацювання запиту має бути обґрунтованим.

4. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту.

5. Запитувана інформація надається запитувачу після отримання документів, що підтверджують повну оплату витрат, пов’язаних із наданням відповіді.

6. Інформація на запит не надається у разі повної або часткової відмови запитувача від оплати витрат, пов’язаних із наданням відповіді.

VIIІ. Оскарження рішень, дій чи бездіяльності

та прийняття рішень за результатами оскарження

1. Рішення, дії чи бездіяльність працівників виконавчих органів міської ради з питань забезпечення доступу до публічної інформації можуть бути оскаржені до міського голови або суду відповідно до Кодексу адміністративного судочинства України.

2. Запитувач має право оскаржити:

1) відмову в задоволенні запиту на інформацію;

2) відстрочку задоволення запиту на інформацію;

3) ненадання відповіді на запит на інформацію;

4) надання недостовірної або неповної інформації;

5) несвоєчасне надання інформації;

6) невиконання розпорядниками обов'язку оприлюднювати інформацію відповідно до статті 15 цього Закону;

7) інші рішення, дії чи бездіяльність розпорядників інформації, що порушили законні права та інтереси запитувача.

3. Посадові особи виконавчих органів Новоукраїнської міської ради, винні у вчиненні порушенні, несуть відповідальність відповідно до вимог чинного законодавства.

ІХ. Звітність за запитами

1. Загальний відділ за підсумками року готує звіти про надходження та опрацювання запитів на публічну інформацію.

2. Звіти про надходження та опрацювання запитів на публічну інформацію розміщуються на офіційному сайті Новоукраїнської міської ради.

Х. Строки зберігання запитів на інформацію

1. Справи за запитами на інформацію формуються відповідно до вимог Інструкції з діловодства у виконавчому комітеті Новоукраїнської міської ради.

2. Строк зберігання запитів на публічну інформацію визначається номенклатурою справ.

3. Після закінчення установлених строків зберігання запити на інформацію підлягають знищенню в установленому Державною архівною службою України та Інструкцією з діловодства у виконавчому комітеті Новоукраїнської міської ради порядку.

Керуючий справами (секретар)

виконавчого комітету міської ради                                     Лариса БОГДАНОВА

Запит на отримання публічної інформації

(ЗРАЗОК)

ЗАПИТ

на отримання публічної інформації

Прошу відповідно до Закону України “Про доступ до публічної інформації” надати:___________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

(загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа)

Запитувану інформацію прошу надати у визначений законом строк (необхідне зазначити):

_________                                                                            _____________

    (дата)                                                                                                                                          (підпис)

Зареєстровано

_____________________________

_____________________________

Керуючий справами (секретар)

виконавчого комітету міської ради                                     Лариса БОГДАНОВА